POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. Emergencia económica, social y ecológica


La implementación del Régimen General de Datos Personales a la luz de la declaratoria de estado y considerando que la rama ejecutiva colombiana mediante el decreto presidencial 417 del 17 de marzo de 2020 impuso el estado de emergencia económica, social, y ecológica por la pandemia mundial previamente promulgada por la Organización Mundial de la Salud, se observa un sin número de cambios en el ordenamiento jurídico del país, los cuales apuntan a la prevención de la propagación del virus COVID-19. 


No se puede dejar de lado lo manifestado en la Constitución Política de Colombia con relación a la regulación básica de los estados de emergencia, donde se estipula que, sin importar las condiciones de declaratoria, no se debe detener el ejercicio de las funciones de los poderes públicos y no se pueden desconocer las garantías fundamentales de los colombianos.

En ese orden de ideas y gracias a la gravedad de la situación que aqueja el país y el mundo en este momento, es prioridad de INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." acoger lineamientos que se adapten a los cambios jurídicos que trajo consigo el estado de emergencia, sin desconocer o dejar de proteger los derechos fundamentales derivados del artículo 15 de la carta.

En primer lugar, se ha de aclarar que según las disposiciones de la ley 1581 de 2012, la autorización para el manejo de datos personales no es necesaria cuando el país se encuentra en estado de emergencia.

No quiere decir lo anterior que  INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." no cumpla con el resto de los requisitos establecidos por el Régimen General de Protección de Datos Personales y adaptar medidas que protejan los datos sensibles de los titulares.

Tampoco se debe entender que se deba omitir la autorización para todos los casos, pues esta solo se suprimirá cuando la situación lo amerite.

Por otro lado, es fundamental entender que los datos relacionados con el estado de salud de las personas sean o no por el COVID-19, tienen una naturaleza sensible, por tal motivo el ámbito de protección será mayor.

El tratamiento de datos personales dentro de los términos del estado de emergencia se implementará bajo los principios de:

  • Finalidad: los datos personales recolectados sin autorización del titular serán únicamente destinados para prevenir, tratar o controlar la propagación del virus COVID-19.

  • Veracidad o Calidad: todos los datos personales brindados en el estado de emergencia se presumen como ciertos y adaptados a la realidad.

  • Circulación restringida: el acceso a la información solo la tendrá las personas capacitadas para el manejo de los datos, no se les dará a terceros no autorizados.

  • Seguridad: se adoptarán medidas estrictas para la protección de datos personales.


2. Marco legal


Las Políticas de tratamiento de datos personales se desarrollan con sujeción a lo establecido en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia; de los artículos 17, literal k) y 18, literal f) de la Ley 1581 de 2012; y del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013.


3. Objetivo


El objetivo de la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales, en adelante “Política de Tratamiento”, es dar cumplimiento a la Ley Estatutaria No. 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1074 de 2015 (Capítulo 25) y demás normas que rigen la Protección de Datos Personales, o aquellas que las complementen, sustituyan, modifiquen o deroguen y en especial, garantizar el derecho de Hábeas Data de los Titulares de Datos Personales y establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por  INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A.". Además de proteger el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos de propiedad de INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." en desarrollo y cumplimiento de su objeto social, así como los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refieren los artículos 15 (derecho a la intimidad) y 20 (derecho a la información) de la Constitución Política de Colombia.


En esta Política de Privacidad se encuentran los lineamientos legales y corporativos bajo los cuales  INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." realiza el tratamiento de los datos personales, la finalidad, los derechos del titular, así como los procedimientos internos y externos que existen para el ejercicio de tales derechos ante  INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A.".


4. Alcance


Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A.", quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.


5. Identificación del Responsable del Tratamiento


RAZON SOCIAL: INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A."
NIT: 890318252-5
REPRESENTANTE LEGAL: ARMANDO OREJUELA FORERO
CÉDULA: 79145944
CIUDAD: Palmira
DEPARTAMENTO: VALLE DEL CAUCA
DIRECCIÓN: CARR PALMIRA-PRADERA KILOMETRO 6 PUNTO 5
CORREO ELECTRÓNICO: invensa@politicadeprivacidad.co
TELÉFONO: 3108227446

6. Obligaciones


Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A.".

Principios:

  • LEGALIDAD:  INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." está en procura de los mandatos que la Ley, la Superintendencia de Industria y Comercio, y demás autoridades dispongan para estructurar una política seria y responsable que vele por el correcto tratamiento y privacidad de la información contenida en nuestras bases de datos.

  • FINALIDAD:  INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." está comprometida para que el uso de los datos personales que estén contenidos en sus bases de datos sea única y exclusivamente al que se refiera en el presente documento; cuya única excepción de revelarlos por un motivo ajeno al aquí contenido, sea cuando una entidad con la autoridad competente lo demande.

  • LIBERTAD: El tratamiento de datos personales se llevará a cabo por parte de INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." de acuerdo con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, tanto para la información ya registrada como para los nuevos registros.

  • VERACIDAD O CALIDAD: La veracidad de la información registrada en nuestras Bases de Datos depende de la información suministrada por el titular al momento de efectuar su correspondiente registro.  INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." asume bajo la buena fe de su responsable proceder, que la información suministrada por el titular y que los datos que consigna son veraces.

  • TRANSPARENCIA:  INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." se compromete a adelantar todas las gestiones y llevar a cabo todos los procedimientos en la búsqueda del cumplimiento de los mandatos legales, de manera transparente y clara, tanto ante los titulares de la información contenida en las bases de datos como ante las autoridades.

  • ACCESO Y CIRCULACION RESTRINGIDA:  INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." implementa procedimientos que restringen el acceso a la información, así como la circulación de la misma, asímismo estará sujeta a protocolos internos que respalden el uso responsable de los datos que allí se contengan.

  • SEGURIDAD:  INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." estará en procura de proteger la información almacenada en sus Bases de Datos mediante la adopción de prácticas que eviten el daño, adulteración o pérdida de la información, al igual que la consulta, uso o acceso no autorizados o fraudulentos.

  • CONFIDENCIALIDAD:  INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." manejará, conservará y mantendrá con carácter confidencial toda la información que provenga de los titulares de acuerdo a las directrices de los organismos de control y demás disposiciones que señalen el tratamiento responsable de las bases de datos.


Tratamiento:
Para los efectos de la presente Política de Tratamiento, el Responsable del Tratamiento directamente o a través de Encargados del Tratamiento, podrá recolectar, almacenar, usar, circular, actualizar, suprimir, rectificar o realizar cualquier otro tipo de Tratamiento sobre los Datos Personales de sus grupos de interés, ajustándose en todo momento a lo dispuesto por las normas vigentes y para las finalidades que se describen a continuación:

  • Condiciones de uso, tratamiento y finalidad de datos personales: En observancia de la normatividad que rige el tratamiento de datos personales y uso de la información en consonancia con el derecho de Habeas Data,  INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." hará uso de la información que reposa en sus bases de datos, únicamente para establecer contacto físico y/o virtual en el desarrollo de las acciones que demanden la ejecución de su actividad:  - El cultivo de caña de azúcar


7. Autorización y consentimiento


Según lo dispuesto en la normatividad vigente, Decreto 1377 de 2013 y Ley 1581 de 2012,  INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." debe obtener autorización previa del titular con el fin de poder llevar a cabo el uso y tratamiento de sus datos personales.

INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." solicita de forma explícita el debido consentimiento de las personas cuyos datos son registrados, previos o al momento de practicar el proceso de registro. Una vez realizado el registro de los datos personales, el manejo de la información que reposa en las bases de datos estará sujeto a las políticas de tratamiento de INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A.", sus políticas de funcionamiento internas diseñadas conforme al mandato legal.

La autorización y consentimiento se darán de forma explícita por (1) por escrito, (2) de forma oral o (3) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización; lo anterior mediante herramientas físicas o digitales como la plataforma en nube Registra®; en los formatos previstos por  INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." para este propósito.

La información personal suministrada podrá ser usada por  INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." para las siguientes finalidades: (1) Gestión del Capital Humano. En el desarrollo de sus procesos, INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." podrá recolectar información de personas naturales para procesos de selección con la finalidad de la contratación de personal. Motivo por el cual los candidatos que envían voluntariamente su hoja de vida que contiene datos personales, por tanto, INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." queda facultado para transmitirlos o transferirlos a terceros encargados de asesorías, asistencias o Empresas de Contratación de Servicios Temporales actuales y futuras. La información relacionada con los empleados y/o aspirantes a cargos en la compañía, serán tratados con la finalidad de dar cumplimiento de las obligaciones administrativas y contractuales (2) Registrar información asociada a la seguridad física y humana en las instalaciones de INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." , desarrollo de eventos y control de situaciones de convivencia tales como: fotos, videos y datos biométricos (3) Determinar con precisión la identidad de las personas que ingresan a las instalaciones de INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." por temas de seguridad de los empleados, bienes en la compañía y visitantes (4) INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." en el desarrollo de sus actividades podrá realizar grabaciones de audio y/o video instalado en diferentes sitios internos y externos de sus instalaciones u oficinas. Las áreas que se encuentren vigiladas mediante circuito cerrado serán señalizadas en debida forma. El Titular autoriza expresamente el registro de dichas grabaciones. La información recolectada se utilizará para fines de: seguridad, convivencia y ejecución de actividades administrativas relacionadas con la seguridad y custodia de los bienes que se encuentran en las instalaciones, evidenciar la ejecución de actividades laborales y actividades desarrolladas internamente por parte de contratistas, mantener controles de acceso de toda persona que ingrese a las instalaciones, publicar para promocionar actividades sociales, psicosociales o campañas comerciales en la compañía sin que esto genere remuneración alguna. Dichas grabaciones de audio y video también se podrán usar como material requerido para la toma de decisiones por parte de la Administración y/o la Gerencia, para quienes se concede la autorización de consulta. Los datos y las imágenes, así como los registros audiovisuales sólo serán tratadas cuando sean adecuadas, pertinentes y no excesivas en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, legítimas y explícitas, que hayan justificado la instalación de las cámaras o videocámaras y durante el tiempo necesario para su finalidad. Esta información podrá ser transferida, transmitida o compartida con terceros que presten servicios de vigilancia y/o asesorías y/o consultoría para INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." . De igual manera la información registrada podrá servir como evidencia o elementos probatorios ante comportamientos inadecuados, ejecución de actividades delictivas, y/o ante la violación de lo estipulado en el reglamento interno de trabajo, o en lo dispuesto por las autoridades locales, regionales o nacionales (5) Realizar la gestión de datos personales del Titular frente a la ocurrencia de campañas de prevención y/o ocurrencia de situaciones de riesgo, de tal forma que INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." pueda atender de manera oportuna y adecuada las emergencias que puedan afectar la integridad física de empleados, contratistas y/o visitantes, además de las instalaciones y bienes de la compañía. (6) Registrar, compartir, transferir o transmitir datos personales de empleados, visitantes y proveedores para facilitar el acceso a las distintas locaciones de las instalaciones de INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." garantizando la seguridad, a través de actividades de control, monitoreo y registro de información histórica de ingresos de personas y activos a las instalaciones de la compañía. Entre los datos a registrar se encuentran, pero no se limitan a: nombres, apellidos, número de cédula, fotografía, datos biométricos, datos de relacionados con la planilla y pago de seguridad social (EPS, ARL, Fondo de Pensiones), datos del vehículo, placas de vehículo, SOAT, licencia de conducción, tarjeta de propiedad del vehículo, nombre de la persona a donde se dirige, fechas, horas de ingreso y salida de la compañía, descripción de contenido de paquetes, de las entregas y en general otros datos que se encuentren asociados a la identificación del Titular (7) Transmitir y/o transferir información que contenga datos personales a terceros que presten servicios para INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." , tales como: envío y recepción de análisis en laboratorios de material vegetal, alquiler y/o adquisición de infraestructura, equipos y/o maquinaria, adquisición, recepción y/o envío de insumos, entrega y/o recepción de productos, envío y/o recepción de maquinaria y/o equipos para actividades de mantenimiento preventivo y/o correctivo; todo lo anterior sin limitarse a los casos mencionados. (8) INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." o terceros que contrate, podrán estudiar las solicitudes de crédito del Titular y en general las solicitudes para celebrar cualquier operación activa de crédito, otorgar y mantener beneficios, evaluar el riesgo crediticio del Titular, su comportamiento comercial, hábitos de pago, información sobre el cumplimiento de obligaciones y deberes legales, la existencia de multas o sanciones impuestas por cualquier entidad, o autoridad judicial o administrativa. (9) Establecer, mantener, cumplir o terminar la relación contractual entre el Titular y INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." , y permitir que los datos personales del Titular puedan ser utilizados como medio de prueba o evidencia. (10) Realizar gestiones de cobranza, bien sea directamente por INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." o por cualquier otra persona jurídica y/o persona natural que contrate para efectuar esta actividad, tales como de casas de cobranza o abogados externos autorizados por éstas, quienes actuarán como Encargados. Las gestiones de cobranzas incluyen además el desarrollo de actividades como realizar procesos de localización e investigación de bienes del Titular. (11) Realizar por parte de INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." o cualquier tercero contratado, para efectuar el análisis de riesgos integral del Titular, incluyendo el cumplimiento de la normativa sobre “conocimiento del cliente”, prevención de fraudes, prevención de lavado de activos y la financiación del terrorismo, así como realizar informes de seguridad sobre las transacciones validando registros físicos, auditivos, electrónicos y fílmicos con el propósito de elevar los niveles de eficiencia, evaluar y generar estadísticas para efectos de control y supervisión. En caso que sea requerido o en cumplimiento de los deberes legales y reporte a reguladores, organismos de autorregulación y/o autoridades competentes, el Titular autoriza compartir los resultados de dichos análisis y de los informes. (12) Tramitar la vinculación del Titular, en calidad de: asociado, proveedor, empleado, contratista, cliente, usuario y/o tercero, según corresponda, y transferir de manera total o parcial la información registrada en cualquier formulario de vinculación, formulario de actualización de datos, soportes, y los resultados de los análisis ante centrales de riesgo, SAGRILAFT y/o SARLAFT efectuados por INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." así como transmitir dicha información a entidades aseguradoras en Colombia y otros países. (13) Enviar facturas electrónicas, así como documentos financieros, contables, estados de cuenta, entre otros requeridos para efectuar con normalidad los procesos administrativos, legales, comerciales y operativos de INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." . (14) Almacenar y/o archivar los datos para el cumplimiento de las normativas legales vigentes, además de las disposiciones administrativas establecidas por INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." para el almacenamiento de información. (15) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." con el Titular de la información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato o según lo disponga la ley. (16) Contactar al Titular a través de medios telefónicos, por correo electrónico, vía celular, vía chat (WhatsApp, Telegram, Messenger, entre otros), videoconferencia, teleconferencia, mensajes voz, mensajes de texto (SMS), cartas y/o notas físicas así como cualquier otro medio de comunicación para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de su relación contractual con INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." . (17) Suministrar al Titular información comercial sobre los productos y servicios ofrecidos por INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." , así como recomendaciones de seguridad, y en general cualquier información que se considere necesaria y apropiada para la utilización de los productos o la prestación de los servicios. (18) Gestionar cualquier información personal, financiera, crediticia, comercial, sensible, privada y semiprivada del Titular en una o varias bases de datos, para hacer perfilamientos o segmentaciones a partir de la utilización de productos o servicios, incluyendo la georreferenciación o ubicación generada por cualquier dispositivo del Titular al momento de utilización de un canal virtual para propósitos de profundizar, optimizar y completar el portafolio de productos y servicios de INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." . (19) Implementar programas de fidelización y utilización de servicios o transacciones sobre productos y o servicios de INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." , permitiendo el uso de dichos datos de tipo público, privado, semiprivado o sensible del Titular para procesos comerciales, de mercadeo, redención y acumulación de premios contenidos en los reglamentos y demás campañas promocionales. (20) Comunicar, publicitar u ofrecer servicios de INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." para generar contacto comercial con el Titular y darle a conocer los productos, servicios y/o beneficios. (21) Efectuar labores de mercadeo, realizar muestreos, encuestas e investigaciones comerciales y de servicio, de riesgos y de mercado, realizar pruebas, generar estadísticas, utilizar modelos matemáticos, identificar, recolectar y asociar información sobre intereses y hábitos de utilización de los productos y/o servicios, y derivar conclusiones o determinar tendencias, permitiendo que la información del Titular se pueda o no anonimizar para los fines previstos en este numeral, y cuyos resultados podrán ser utilizados por INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." . (22) Promocionar, ofertar y/o vender servicios y/o productos derivados del objeto social de INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." . (23) Suministrar, transmitir o transferir información de contacto a la fuerza comercial de INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." a sus redes de distribución, telemercadeo, investigación de mercados, y a cualquier tercero actual y/o futuro con el cual INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." tengan vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo y/o para la ejecución de las mismas. (24) Realizar invitaciones a eventos y/o lanzamiento de nuevos productos y servicios. (25) Suministrar, transferir, y/o transmitir los datos personales públicos, privados, semiprivados y/o sensibles del Titular para control y verificación por parte de auditores externos y para procesos de licitación y/o contratación. (26) Las demás finalidades que se puedan presentar por el cumplimiento del objeto social de INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." . (27) Enriquecer cualquiera de las bases de datos de INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." utilizando información de otras bases de datos, ya sean propias o externas, así como el procesamiento para cruce de información reportada y existente en originada desde otras fuentes o entidades como: DIAN, Cámara de Comercio, Registraduría Nacional del Estado Civil, Fiscalía General de la Nación, Procuraduría General de la Nación, Policía Nacional, bases de datos de los operadores de información financiera, comercial, de seguridad social y parafiscales, de empresas de servicios públicos o telefonía móvil, y de terceros que tengan autorización para el efecto; sin limitarse a las entidades descritas. (28) Transmitir o transferir de forma total o parcial la información del Titular a otras empresas o entidades ubicadas dentro o fuera del territorio nacional que a futuro adquiera o administre INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." (29) Transmitir, transferir, enviar, procesar, almacenar o enviar los datos personales del Titular a socios, accionistas, clientes, proveedores, contratistas, y/o terceros actuales y futuros de INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." , que presten servicios logísticos, oferta de seguros, administrativos, tecnológicos, de distribución, marketing, contact center, ubicados dentro o fuera del territorio nacional, quienes actuarán en calidad de Encargados del Tratamiento. (30) Registrar, transmitir y/o transferir sus datos personales a las autoridades locales, regionales y/o nacionales; así como los datos recolectados relacionados con pandemia, estados de emergencia, y/o COVID-19; con el propósito de reducir, mitigar o eliminar los riesgos asociados inherentes a la situación. (31) Realizar contacto telefónico, por correo electrónico, vía celular, vía chat (WhatsApp, Telegram, Messenger, entre otros), videoconferencia, teleconferencia, mensajes voz, mensajes de texto (SMS), cartas y/o notas físicas para temas relacionados con el Titular de la información. (32) Efectuar encuestas de satisfacción respecto a los bienes y/o servicios ofrecidos y/o suministrados por INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." . (33) Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." en lo que tiene que ver con el cumplimiento de los compromisos adquiridos de forma contractual y/o verbal, ya sea con el titular de la información, sus socios, accionistas, clientes, proveedores, contratistas y/o terceros actuales y futuros. (34) Registrar información que contenga datos personales de tipo público, privado, semiprivado o sensible, y que INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." considere necesaria o de base para calcular, proyectar, estimar y/o publicar: indicadores de calidad, indicadores de desempeño, indicadores de productividad, indicadores financieros, indicadores de eficacia y eficiencia, indicadores cuantitativos y cualitativos, indicadores de cumplimiento, indicadores de gestión, indicadores de satisfacción, indicadores de aprendizaje, actuales y futuros, así como usar los resultados obtenidos al aplicar los cálculos establecidos por la organización para la definición de tales indicadores como soporte para que las áreas administrativas puedan ejecutar actividades de evaluación, publicación, estimulación, premiación, disuasión y/o persuasión. (35) INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." podrá transmitir o transferir sus datos personales registrados y/o procesados a sus aliados actuales y futuros, terceros, asociados o afiliados, proveedores, clientes, empleados y/o contratistas, ya sea de forma gratuita u onerosa, para todos los usos descritos en este documento y para el desarrollo de actividades de propósito social, investigativo, educativo, comercial o como estrategia de negocio que implemente o desarrolle en la actualidad o en el futuro para lo cual mediará contrato de transferencia o transmisión de datos personales según corresponda.
De acuerdo con las finalidades anteriores, el Titular autoriza a INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." a: consultar, obtener, solicitar, recolectar, recopilar, conocer, revisar, acceder, reportar, divulgar, suministrar, intercambiar, compartir, emplear, informar, utilizar, tratar, usar, transferir, transmitir, enviar, ceder, circular, analizar, clasificar, catalogar, ordenar, verificar, evaluar, almacenar, procesar, actualizar, eliminar, grabar, conservar, modificar, aclarar, retirar, suprimir y rectificar, cualquier dato personal, de información financiera, crediticia, comercial, privada, semiprivada, sensible, profesional, laboral, aportes de seguridad social integral, información sobre el manejo, estado, pagos, saldos, transacciones, consignaciones, retiros, y vencimientos de las operaciones activas y pasivas de naturaleza bancaria, de fideicomisos, fondos de inversión colectiva, fondos de pensiones voluntarias y contratos de seguros tanto de vida como generales, así como cualquier información que exista del Titular, en cualquier base de datos de cualquier banco o base de datos administrado por cualquier operador o central de información financiera, crediticia, comercial, de seguridad social y parafiscales, o que el Titular haya suministrado o entregado en formularios, anexos o soportes a INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." en cualquier momento, o que la información existente se produzca derivado del desarrollo o ejecución de la relación del Titular con INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A.", cualquier empresa que éste haya contratado y/o sus aliados, presentes o futuros.

Referente al tratamiento de los datos sensibles del Titular, se contempla las operaciones de tratamiento autorizadas y contenidas en la sección anterior. Adicionalmente el Titular declara conocer, además del carácter facultativo de las respuestas a las preguntas que le sean hechas por INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." cuando estas versen sobre datos sensibles, lo siguiente: (i) los datos relativos a la salud, las huellas dactilares, la geometría de la mano, el escáner facial, la captura de iris, los rasgos faciales, el patrón de voz, fotografías y cualquier otro dato de tipo biométrico que la tecnología presente o futura permitiera capturar y tratar, tienen el carácter de datos sensibles según la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, razón por la cual el Titular declara que autoriza su tratamiento a INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A."; (ii) al consentir el tratamiento de los datos sensibles, lo hace teniendo en cuenta que el mismo es necesario para efectos de identificación, para tramitar el ingreso a las instalaciones, para prevenir el riesgo de fraudes y suplantaciones, para firmar documentos, contratos y títulos valores de forma digital o electrónica, así como también para el acceso a productos y servicios basados en nuevas tecnologías ofrecidos por INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A."; (iii) El Titular declara que le fue informado que le asisten los derechos previstos en la ley 1581 de 2012, en el Decreto 1377 de 2013 y en las demás normas que los complementen, modifiquen o sustituyan; (iv) El Titular podrá revocar la autorización aquí contenida siempre y cuando no exista el deber legal o contractual de mantener los datos en bases de datos de INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A.".

INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." no requerirá el uso de autorización y consentimiento cuando se trate de una emergencia en general, así como de la emergencia relacionada con la pandemia mundial, únicamente si la situación lo amerita. La falta de autorización por esta causal, no exime a INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." de realizar una debida protección de datos personales.


8. Datos sensibles e información sobre niños, niñas y adolescentes


Como datos sensibles se entenderán los que se ajusten según la definición dispuesta en el Artículo 5° de la Ley 1581 de 2012, así como su tratamiento en el Artículo siguiente de la mencionada Ley, en tanto medie autorización según lo dispuesto en el Artículo 6° del Decreto 1377 de 2013.

Entendido así lo anterior  INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A.", declara que ha establecido en su Política Interna para el tratamiento de datos personales, los protocolos que establece la Ley y a los cuales se sujetará en cuanto al tratamiento de datos sensibles.

Los datos personales relacionados con el COVID-19 o los relacionados con procedimientos en el marco de la pandemia mundial, acatando las normativas locales, regionales y/o nacionales, serán catalogados como datos sensibles. Estos datos personales únicamente serán recolectados con fines de prevención y/o cumplimiento de solicitudes emitidas por las autoridades; por ejemplo, pero sin limitarse únicamente a ellos: la temperatura, estados de salud, viajes realizados recientemente, información de contacto; lo anterior antes de ingresar a los establecimientos de INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A.".

Por otro lado, según lo dispuesto en el Artículo 7° de la Ley 1581 de 2012 se atenderá a lo que está descrito para el Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. En este último caso  INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A.", se ajustará a los requisitos especiales para el manejo de esta información según lo dispuesto en el Artículo 12° del Decreto 1377 de 2013.

Entendido así lo anterior,  INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." declara que ha establecido en su Política Interna para el Tratamiento de Datos Personales, los protocolos que establece la ley, y a los cuales se sujetará en cuanto al tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes.


9. Derechos de los titulares

  • ACCESO Y CONSULTA: Derecho que tiene el Titular a ser informado por el Responsable del Tratamiento, o los Encargados del Tratamiento, previa solicitud, respecto de qué Datos Personales se encuentran incluidos en las Bases de Datos del Responsable del Tratamiento, origen, uso y finalidad que se le han dado a los mismos.

  • CORRECCIÓN O ACTUALIZACIÓN: Derecho del titular a que se le actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados que induzcan a error.

  • SUPRESIÓN: Derecho del titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos, o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o que no haya sido autorizado. Esta solicitud no procede cuando el titular tenga un deber legal o contractual de estar en la base de datos.

  • REVOCACION DE LA AUTORIZACIÓN: Derecho del titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento.

  • INFRACCIÓN: Derecho del titular a solicitar que se subsane el incumpliendo de la normativa en materia de protección de datos personales.

  • CONSULTA DE LA AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO: Derecho del Titular a solicitar prueba de la Autorización otorgada para el Tratamiento de sus Datos Personales.

  • QUEJA ANTE LA SIC: Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones en materia de Protección de Datos Personales, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.


10. Deberes del Responsable

  1. Garantizar al Titular de manera permanente el pleno y efectivo respeto de los derechos que le asisten en relación con sus datos personales mediante los canales que sean establecidos para tal fin.

  2. Conservar la información de acuerdo con la Política Interna que permite garantizar razonablemente la implementación de medidas de seguridad, procurando evitar daño, adulteración, plagio o pérdida de la información, así como consulta, uso o acceso no autorizado.

  3. Comunicar al Titular de la información sobre la finalidad de la recolección de esta, así como los derechos que le asisten sobre esta.

  4. Permitir el acceso a la información únicamente por los respectivos Titulares, sus Causahabientes, Representantes Legales, Entidades Públicas o Administrativas en ejercicio de sus funciones legales, por orden judicial o personas autorizadas por la Ley.

  5. Cumplir con los requerimientos, directrices que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio, y demás autoridades competentes sobre la política de tratamiento de datos personales y manejo de la información.

  6. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten eventualidades violaciones a los protocolos de seguridad de la información o existan riesgos en la administración de la información entregada por los Titulares.


11. Deberes de los Encargados

  1. Cumplir en el desarrollo de las actividades contratadas, con la Política de Privacidad y Protección de Datos Personales, así como con todos aquellos procedimientos, guías y/o directrices que imparta el Responsable del Tratamiento en materia de Protección de Datos Personales.

  2. Adoptar, según instrucciones del Responsable del Tratamiento, todas las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  3. Implementar una Política de Protección de Datos Personales que se ajuste a lo dispuesto por las normas que regulan la materia.

  4. Dar Tratamiento a los Datos Personales conforme a las instrucciones que reciba expresamente del Responsable del tratamiento, absteniéndose de usarlos para fines distintos a los contratados.

  5. Abstenerse de suministrar, ceder o comercializar los Datos Personales con terceras personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, salvo que la misma sea de naturaleza pública sin sujeción a reserva, o sea requerida por una autoridad competente en el ejercicio de sus funciones legales.

  6. Guardar estricta confidencialidad respecto de los datos de carácter personal a que tuvieran acceso en ejercicio de las actividades contratadas, así como, a cumplir diligentemente el deber de guardia y custodia sobre los mismos durante todo el término vigencia del contrato y aún después de producida la terminación.

  7. Acceder o consultar la información o Datos Personales que reposen en las Bases de Datos del Responsable del Tratamiento únicamente cuando sea estrictamente necesario para el ejercicio de las actividades contratadas.

  8. Reportar al Responsable del Tratamiento de manera inmediata a su materialización o al momento en que llegaren a su conocimiento, por los conductos y medios establecidos por este, cualquier incidente o amenaza de incidente que afecte o pueda llegar a afectar directa o indirectamente la protección de datos personales.

  9. Garantizar en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del el Derecho de Hábeas Data de los Titulares, así como el debido proceso en caso de presentarse acciones en materia de Protección de Datos Personales.

  10. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012.

  11. Actualizar la información reportada por el Responsable del Tratamiento, dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

  12. Adoptar una Política Interna para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.

  13. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

  14. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

  16. En caso de recolectar datos por cuenta del Responsable de Tratamiento, requerir la autorización de los Titulares, en los casos en los que se requiera, conforme a lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012, y demás normas que la complementen, sustituyan, modifiquen o deroguen.


12. Política de responsabilidad y gestión


INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." tiene un compromiso responsable con del tratamiento de los datos personales, por ello, trabaja en el continuo mejoramiento de sus políticas para que los titulares y las autoridades encuentren en nuestro proceder mejores prácticas de manera continua e ininterrumpida en los procesos de recolección, almacenamiento, uso, circulación, rectificación, y disposición final.

INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." se compromete a respetar el derecho de los Titulares de los datos personales. Estos derechos corresponden a: conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar autorización de la información que se encuentra registrada en nuestras bases de datos.

Siempre con preocupación por el cumplimiento de las disposiciones legales y de las directrices que emitan las autoridades competentes, en aras de que el Titular realice cualquiera de las solicitudes enunciadas en el párrafo inmediatamente anterior, realice además quejas y reclamos  INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." ha dispuesto como canal de comunicación oficial el siguiente: invensa@politicadeprivacidad.co 

Cuando un titular realice una solicitud a través del canal dispuesto para este procedimiento  INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." realizará efectivamente el trámite correspondiente a dicha solicitud en los plazos que dispone la Ley atendiendo a la naturaleza de la solicitud, previa demostración de la autenticidad y verificación de la veracidad de su titularidad.

INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." no se hace responsable de solicitudes enviadas por canales diferentes al dispuesto para el tratamiento de datos.


13. Procedimiento para el ejercicio de HABEAS DATA


Los Titulares o aquellas personas que se encuentren legitimadas por normas vigentes, pueden presentar Peticiones, Consultas y Reclamos a través de los siguientes canales, establecidos por el Responsable del Tratamiento para la atención de acciones:

Correo Electrónico:
invensa@politicadeprivacidad.co

El resto de términos y condiciones se encontrarán en lo establecido en la Ley 1581 de 2012.


14. Aviso de privacidad


El objetivo de la Política de Tratamiento es permitir al titular tener control de sus datos personales, dar a conocer cualquier modificación al respecto y que pueda tener acceso a la Política de Tratamiento en el momento en que lo requiera, para lo cual  INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." ha fijado su política de tratamiento de datos personales mediante publicación en sitio web.


15. Publicación, aplicación y temporalidad


La política de Tratamiento de Datos Personales que se evidencia en este documento será de aplicación exclusiva al tratamiento de la información personal registrada en nuestras bases de datos. Las políticas establecidas en el presente documento serán aplicadas a partir del día 19 del mes de Diciembre del año 2022 hasta ser modificadas según criterios internos ajustados a la Ley o según lo disponga directamente la normativa vigente.

En cualquier momento y sin previo aviso  INVERSIONES VENECIA S.A. "INVENSA S.A." podrá efectuar modificaciones sobre estas políticas; dichas modificaciones serán publicadas en:

https://www.politicadeprivacidad.co/politica/invensa


Es responsabilidad del Titular enterarse de manera frecuente y por su cuenta de los cambios realizados.

Esta Política de Tratamiento substituye cualquier otra que se hubiese publicado previamente.

Sí esta Política de Tratamiento se ha dispuesto o publicado en otros idiomas, se realiza con el objetivo de facilitar su comprensión a extranjeros. En caso de tener diferencias en su interpretación, la única versión válida corresponde a la publicada en idioma Español.

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Fecha de Consulta: 22 - Junio -2024 04:43:53| Documento: V.3.2023
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